Os sistemas de GED não são somente sistemas de gerenciamento de arquivos. O GED possibilita o gerenciamento de todo o capital intelectual da empresa. Muitas empresas de todos os portes, vêm recorrendo a esta tecnologia para livrar-se de pilhas de documentos e tornar mais eficiente e preciso o acesso às informações de dentro da própria empresa.

A tecnologia GED propicia um sistema de armazenamento virtual e inteligente, no qual todos os documentos são previamente digitalizados. Em seguida, são gravados e administrados através do computador. E os documentos que já nascem no formato eletrônico são organizados de uma forma na qual é possível saber o autor do documento, acrescentar e modificar informações além de saber quando e por quem tudo isso foi feito. Além de ser uma ferramenta capaz de ajudar na organização de documentos, o GED também minimiza custos (papéis, impressões e aluguel de locais para armazenamento de arquivos).

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